La posta elettronica certificata può senza dubbio considerarsi come lo strumento volto a superare quelle che sono le debolezze intrinseche della posta elettronica tradizionale.

In particolare gli utenti della rete manifestano notevoli resistenze all’utilizzo della posta elettronica tradizionale soprattutto nelle ipotesi in cui il messaggio deve essere scambiato tra soggetti che non si conoscono oppure quando la relativa comunicazione può assumere valore legale. Alla base di tale diffidenza si può sicuramente rilevare la possibilità per chiunque di falsificare l’identità del mittente, l’orario di invio, la notifica di ricezione e altre componenti di un messaggio di posta elettronica.

Diversamente la posta elettronica certificata (PEC) consente di superare i suddetti punti critici prestandosi ad essere utilizzata in ogni caso in cui sia necessario avere una prova opponibile a chiunque circa l’invio e la consegna di un determinato messaggio.

In altri termini si può osservare che mentre la posta elettronica tradizionale può essere assimilata alla lettera cartacea ordinaria, la PEC svolge essenzialmente la funzione della raccomandata.

Tuttavia si può addirittura rilevare che la PEC è in grado di superare alcune carenze proprie della raccomandata cartacea. Infatti, a differenza di quest’ultima la posta elettronica certificata garantisce la conoscibilità certa della casella mittente e dunque del titolare e consente di legare in maniera certa ed opponibile la trasmissione con il documento trasmesso. Altri vantaggi rispetto alla raccomandata tradizionale sono poi la semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca, la facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali, la velocità della comunicazione, la non necessaria presenza del destinatario per completare la consegna, la possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio ufficio o abitazione (basta un qualsiasi PC connesso ad Internet e un normale browser web), ed in qualunque momento grazie alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica.

Fatte queste brevi premesse è indispensabile per meglio capire i vantaggi legati alla PEC quale sia in concreto il funzionamento tecnico di tale sistema.

In primo luogo è evidente la necessaria presenza di un soggetto che intende inviare un determinato documento informatico e di un altro soggetto destinatario dell’oggetto dell’invio.

Entrambi gli attori principali del sistema dovranno poi appoggiarsi ad un gestore con il quale viene instaurato un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di posta elettronica certificata.

Naturalmente sarà necessaria come mezzo di trasmissione una rete di comunicazione che tipicamente può essere considerata Internet.

Una volta elaborato l’oggetto dell’invio (che potrà essere ad esempio un testo o anche un immagine o un programma) il mittente accede al sistema di Pec del proprio gestore. A tal fine dovrà rispettare un processo di riconoscimento (generalmente tramite user id e password). Una volta superato il processo di riconoscimento il mittente accede ad un’apposita interfaccia del sistema di PEC (pressoché assimilabile a quella della normale posta elettronica) messo a disposizione dal proprio gestore e predispone il messaggio.

A seguito dell’invio il sistema di PEC effettua una serie di verifiche relative alla correttezza formale del messaggio nonché all’eventuale presenza di virus.

Ove tali controlli non rilevino la presenza di errori e di virus il gestore del mittente provvede ad inoltrare il messaggio dopo avervi apposto la propria firma digitale al fine di garantirne la inalterabilità durante la trasmissione e attestando il momento della spedizione ed i destinatari.

Il gestore del soggetto ricevente prima di consentire il deposito nella casella di posta elettronica del destinatario accerta la provenienza (in particolare verifica che l’invio sia stato disposto da un gestore iscritto in apposito elenco previsto dal legislatore) e l’integrità del messaggio nonché l’assenza di virus. Ove tale controllo rilevi elementi di criticità il gestore ricevente impedisce l’inoltro al destinatario e notifica al mittente un avviso circa il mancato recapito del messaggio per problemi di sicurezza.

Diversamente ove il controllo del gestore ricevente abbia esito negativo il messaggio viene depositato nella casella di posta elettronica del destinatario e contestualmente il medesimo gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna firmata digitalmente. Si tratta essenzialmente di un messaggio e-mail, firmato dal gestore stesso che attesta:la consegna la data e ora di consegna e il contenuto consegnato.

In particolare va sottolineato che la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Dunque, rispetto alla raccomandata cartacea, nella ricevuta di avvenuta consegna sono presenti anche i contenuti del messaggio originale.

Infine il destinatario del messaggio, ricevuta nell’ambito della propria casella di posta elettronica la notifica dell’evento, procede alla visione dell’oggetto dell’invio.

L’inquadramento normativo di tale sistema di posta elettronica è abbastanza recente. In particolare il legislatore ha provveduto a disciplinare compiutamente il sistema attraverso il D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003 n. 3) il quale ha consacrato la validità a livello legale dell’invio di messaggi attraverso la posta elettronica certificata (art. 4).

In particolare in tale decreto il legislatore ha affrontato le modalità, sopra descritte, di funzionamento del sistema, attribuendo un ruolo primario ai gestori di PEC.

In proposito è utile ricordare l’istituzione, ai sensi dell’art. 14 del provvedimento in esame, di un apposito elenco pubblico dei gestori di PEC. Tale elenco viene tenuto dal Cnipa (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) e viene reso disponibile attraverso la rete Internet. L’elenco pubblico è sottoscritto con firma digitale dal Cnipa e contiene, per ogni gestore, le seguenti indicazioni: denominazione sociale, sede legale, rappresentante legale indirizzo internet, data di iscrizione all’elenco e data di cessazione ed eventuale gestore sostitutivo. Ai sensi dell’art. 16 anche le Pubbliche Amministrazioni possono svolgere autonomamente l’attività di gestore oppure avvalersi dei servizi offerti da altri gestori pubblici o privati, fatta salva l’applicazione della normativa di settore in ordine all’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, penale, amministrativo e tributario, nonché nell’ambito del processo di fronte alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti.

I gestori di posta elettronica certificata, come visto, possono essere sia aziende che Pubbliche Amministrazioni ma in entrambi i casi devono aver superato con successo l’istruttoria di accreditamento del CNIPA, che ha come scopo quello di verificare il possesso dei requisiti organizzativi e tecnici, nonché di sicurezza – stabiliti dalla legge – per l’erogazione del servizio, al fine di garantire una qualità dei servizi offerti all’utenza coerente con il dettato e lo spirito della norma.

Sotto tale profilo è utile richiamare anche il Decreto ministeriale 2 novembre 2005 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, e la validazione anche temporale della posta elettronica certificata). Tale decreto approfondisce una parte dei contenuti del suddetto DPR e in allegato analizza l’insieme dei requisiti tecnici necessari ai fini dello sviluppo del software del sistema di posta elettronica certificata. In particolare si può poi ricordare la necessità per i gestori stabilita dall’art. 20 del decreto di dotarsi della certificazione ISO 9001:2000.

Le disposizioni in commento, in verità, non sono affatto una novità per la Pubblica Amministrazione italiana, che già, a livello centrale, disponeva di un servizio di posta elettronica certificata; inoltre a livello locale numerosi progetti prevedevano la realizzazione di servizi di posta certificata.

Si può brevemente ricordare che già nelle “Linee guida del Governo per lo sviluppo della società dell’informazione nella legislatura” approvate dal Consiglio dei Ministri il 31 maggio 2002, era enucleata, tra gli obiettivi da raggiungere in via prioritaria, la diffusione dell’impiego della posta elettronica nella Pubblica Amministrazione.

In seguito, il 3 febbraio 2003, il Centro tecnico della R.U.P.A., oggi inglobato nel CNIPA, varava le "Linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata”. Il sistema allora regolamentato non è altro che quello oggi descritto dal DPR del 2005. Era previsto lo stesso sistema di ricevute (di accettazione, di avvenuta consegna e di presa in carico); era istituita la figura del Gestore, con gli stessi compiti di gestione e conservazione, e vi erano già due operatori abilitati; era già pronto un elenco di client di posta elettronica compatibili con il sistema, e il tutto era disponibile on-line, in una sezione dedicata del sito web dell’allora Centro Tecnico per la RUPA. Ed inoltre, soprattutto, era già precisata l’efficacia probatoria dei dati di trasmissione.

L’innovazione del DPR del 2005 è stata proprio l’estensione di un sistema già esistente nella P.A. all’ambito dei rapporti privatistici. Si è voluto dare, in definitiva, al cittadino e all’imprenditore la possibilità di avvalersi di strumenti di comunicazione telematica che diano maggiori garanzie. In altri termini, si crea anche per la posta elettronica il parallelismo già esistente nella posta tradizionale tra posta ordinaria e raccomandata a/r; un nuovo servizio che, a fronte delle maggiori garanzie fornite, richiederà ovviamente – come già avviene per la raccomandata a/r – dei costi aggiuntivi.

Ad oggi dunque all’utilizzo della PEC viene riconosciuto pieno valore legale nei rapporti tra privati, tra privati e pubbliche amministrazioni e tra amministrazioni.

Con specifico riguardo alla P.A. il Codice dell’Amministrazione Digitale (Legge 82 del 2005) prevede il diritto dei privati di richiedere e ottenere l’uso della PEC dalle amministrazioni le quali peraltro ai sensi dell’art. 47 del medesimo Codice hanno l’obbligo di istituire all’interno della propria struttura almeno una casella di posta elettronica certificata. La medesima norma inoltre stabilisce che gli indirizzi di PEC delle amministrazioni devono essere resi disponibili pubblicamente all’interno del sito dell’amministrazione interessata. Inoltre ai sensi dell’art. 4 del DPR del 2005 i privati che nei rapporti con la PA intendono valersi del sistema di trasporto della posta elettronica certificata devono in ogni caso comunicare preventivamente il proprio indirizzo. In ogni momento il privato potrà poi comunicare all’amministrazione una variazione del proprio indirizzo di PEC nonché l’eventuale revoca della volontà di avvalersi di un tale strumento.

Sicuramente nell’ambito della P.A. il PEC favorisce l’interazione con il cittadino, alleggerendo l'aspetto burocratico, accorciando i tempi di attesa, dando certezza sul mittente e garantendone la tracciabilità.

Appare dunque evidente come in generale i vantaggi connessi all’utilizzo della PEC possono ricondursi alla facilità di adozione dello strumento da parte degli utenti, alla riduzione dei flussi cartacei e dei relativi costi di gestione (archiviazione e ricerca) ed ad una maggiore efficienza, rapidità e trasparenza nella comunicazione tra Amministrazioni, aziende e cittadini.

Secondo i recenti dati forniti da AssoCertificatori nel 2006 in Italia sono state ordinate e attivate circa 525.000 caselle, mentre secondo il Cnipa, i domini attivati dal marzo 2006 al febbraio 2007 sono cresciuti del 112%. Il 78% delle PA hanno pubblicato i loro indirizzi di posta elettronica certificata. Per quanto riguarda invece le imprese rispetto al 2006, secondo il Cnipa, la domanda di attivazione di queste soluzioni da parte delle aziende è cresciuta del 150%.

Infine occorre ricordare che recentemente è stata bocciata alla Camera l’introduzione dell’obbligo di adozione della PEC da parte di aziende e liberi professionisti. A fronte di tale proposta è, infatti, prevalsa l’idea che l’introduzione di un siffatto obbligo potrebbe in questa fase ostacolare la libera concorrenza tra aziende nella fornitura del servizio. Secondo la maggioranza prevalsa in Parlamento l’introduzione di un tale obbligo avrebbe potuto con ogni probabilità (attualmente i gestori accreditati presso il Cnipa sono circa una ventina) ostacolare la flessibilità dei prezzi delle offerte affidando milioni di utenti ad un nucleo ristretto di gestori.